Bedrijfsvoering

Algemeen
Het doel van deze paragraaf is om inzicht te verschaffen in de exploitatie(-kosten) van de gehele gemeentelijke organisatie, zowel de ambtelijke als de bestuurlijke. Werkzaamheden op het gebied van personeel & organisatie, financieel beheer, planning & control, informatisering & automatisering en huisvesting behoren tot de bedrijfsvoering.
Bedrijfsvoering ondersteunt de uitvoering van de programma’s. Het welslagen van deze programma’s is dus in belangrijke mate afhankelijk van de kwaliteit van de bedrijfsvoering.

Ontwikkelingen

Doorontwikkeling organisatie
Voorgaande jaren zijn velerlei zaken in gang gezet in onze organisatie. Denk aan de transitie en transformatie van de 3 grote decentralisatieoperaties: Jeugdzorg, WMO en Participatie. Denk ook aan onze eigen visie Bergen 2030 met de beide speerpunten “Ondernemen met de Natuur” en “Sociale Cohesie”. Vergeet niet de verdergaande regionale samenwerking (bijvoorbeeld ICT en de MGR inkoop voor de 7 regiogemeenten) en internationale samenwerking (Oost-Westas Land van Cuijk, Noordelijk Noord Limburg en Duitse gemeenten). En dan hebben wij nog de voortdurend veranderende wereld: deze lijkt steeds complexer te worden en sneller te veranderen. Denk aan (informatie-)technologie, 24/7 dienstverlening of nieuwe wetgeving zoals de Omgevingswet.

Dit alles heeft zijn weerslag op onze organisatie. Wij moeten toegroeien naar een situatie waarin wij deze toekomstige uitdagingen aan kunnen. Het noodzaakt onze medewerkers om mee te bewegen en zich aan te passen (flexibele inzet), ten einde vitaal en duurzaam inzetbaar te blijven.

Hoe gaan wij dat nu concreet bewerkstelligen in onze gemeente?

Wij denken zowel aan aanpassing van de organisatiestructuur als aan inzetting van een cultuurveranderingstraject (Ambtenaar 2.0.) voor het personeel.

Personeel

De loonsom van het personeel is geraamd naar de laatst bekende gegevens, waarbij tevens rekening is gehouden met periodieke verhogingen en verwachte loonontwikkelingen op basis van reële schattingen en bestaande cao afspraken. De begrote bedragen voor 2015 vormen daarbij de basis.

In de discussie over organisatiestructuur en personeel wordt nadrukkelijk de invoering van de 3D’s meegenomen. Hoe worden de werkzaamheden organisatorisch ingebed en met welke personeelsformatie moeten die werkzaamheden worden uitgevoerd?
Van het totaal geoormerkte budget voor de 3D’s is een deel bestemd voor personeelskosten. In de discussie wordt daarmee rekening gehouden.

Taakstellende personeelsbezuiniging

Uw raad heeft vanaf 2011 een taakstellende meerjarige personele bezuiniging opgelegd, oplopende in 2018 tot een bedrag van bijna € 700.000. In 2014 werd de taakstelling meer dan gehaald, terwijl ook de aanvullende bezuinigingen voor 2015 zullen worden gehaald. De overall verwachting is dat de uiteindelijke bezuiniging in 2018 gerealiseerd wordt.

Stand van zaken coalitieakkoord

In het coalitieakkoord werd een tweetal personele aangelegenheden genoemd.

Allereerst de verdere uitbouw van de dienstverlening op het gebied van vraaggericht werken, het op locatie werken (bij burger en ondernemer) en de openingstijden afstemmen op de vraag.

Vanuit onze beide speerpunten “Ondernemen met de Natuur” en Sociale Cohesie” zijn al goede ervaringen opgedaan met werken op locatie, naar de klant toe. Dit krijgt verdere aanscherping via het cultuurveranderingstraject “Ambtenaar 2.0.”

Wat betreft onze openingstijden kan gesteld worden dat een mix van het aanbod “helpen op afspraak” gecombineerd met “ruime vrije inloop” op dit moment voldoet. Ook de verdergaande digitalisering wordt in dit proces meegenomen.

Een tweede punt uit het coalitieakkoord is onderzoek doen naar verdere besparingsmogelijkheden op personeelskosten, waarbij de dienstverlening tenminste op gelijk niveau moet blijven. Zoals al aangegeven bij het eerdergenoemde onderdeel over doorontwikkeling van de organisatie wordt de rest van 2015 gebruikt om verder vorm en inhoud te geven aan de noodzakelijke veranderingen aan organisatievorm en –cultuur. Daarbij wordt o.a. ook naar noodzakelijke bezetting gekeken, waarbij zoals al enkele jaren gebruikelijk is kritisch gekeken wordt naar de noodzaak om vacatures al dan niet (volledig) in te vullen.

Arbeidsvoorwaarden

De huidige cao loopt af per 1 januari 2016. Met de aantrekkende economie wordt voor de komende jaren voorzien in enige loonontwikkeling. Wat betreft salarissen worden landelijk nieuwe verplichtende afspraken gemaakt. Hierdoor wordt meer eenheid, vereenvoudiging en modernisering aangebracht in allerlei gebruikte beloningsregelingen, waardoor mobiliteit en onderlinge uitwisseling van personeel gemakkelijker wordt.

Verder wordt ingezet op normalisatie, vereenvoudiging en actualisering van de arbeidsvoorwaarden.

Regionale samenwerking

Samenwerking met andere gemeenten zal op termijn zijn effect krijgen op kwaliteit én op kosten.
Binnen de regio wordt die handschoen op diverse terreinen opgepakt. Denk daarbij aan de RUD, ICT of aan de 3D’s of bij P&O. Wij houden u van de ontwikkelingen op de hoogte.

Informatisering en automatisering

Afgelopen jaar zijn er wederom grote veranderingen doorgevoerd in de ICT infrastructuur van de gemeente Bergen. 2016 staat in het teken van een aantal speerpunten op I&A gebied (en breder documentaire informatievoorziening). De speerpunten zijn:

  • verdere doorvoering van digitaal en papierarm werken;  
  • zaakgericht werken en document management;
  • het volledig digitaliseren van de poststroom;
  • overstap naar regionale ICT samenwerking voor de ICT infrastructuur;
  • verdere inrichting van ICT landschap en digitale werkprocessen m.b.t. de 3D’s;
  • basisregistratie BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie);
  • basisregistratie BRP (Basis Registratie Personen);
  • en de herinrichting van de gemeentelijke ICT uitwijk.

Huisvesting

In 2014 heeft uw raad budget beschikbaar gesteld voor verbetering van zowel de buiten- als de binnenkant van het gemeentehuis.

Na inventarisatie over hoe en op welke manieren het budget zo efficiënt mogelijk ingezet kan worden is dit jaar 2015 verder gewerkt aan concrete plannen en uitvoering van bepaalde verbeteringen.

Bijvoorbeeld het vervangen van werkplekken in flexplekken. Verder wordt kritisch gekeken naar aanpassingen i.v.m. energiegebruik/-besparing en de systemen van luchtbehandeling en airco’s.
Dit project wordt in 2016 afgerond.

Voor het gemeentehuis is een mooie plaats ingeruimd binnen het plan Mosaïque. De buitenkant wordt op een zodanige manier aangepast dat het optisch goed aansluit bij het plan.

Risico's

Kortheidshalve verwijzen wij naar paragraaf B (Weerstandsvermogen) waarin de potentiële risico’s zijn beschreven.